Política de Privacidade do Doctor Condo

Versão 1.4 — atualizada em 25 de outubro de 2026.

1. Quem somos e como falar conosco

Esta Política explica como são tratados os dados pessoais na utilização dos aplicativos, interfaces web, recursos de controle de acesso e integrações do Doctor Condo por moradores, proprietários, síndicos, administradores, funcionários, visitantes e demais usuários autorizados.

O serviço é disponibilizado por DOCTOR CONDO SERVIÇOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA, nome fantasia DOCTOR CONDO, CNPJ 30.649.395/0001-19, com sede na Rua Brasil, 384, Casa 35, Bairro Centro, Canoas/RS.

Para assuntos de privacidade e exercício de direitos, escreva para contato@doctorcondo.com.br ou para o canal do encarregado de proteção de dados, suporte@doctorcondo.com.br. O suporte à plataforma também atende pelo segundo endereço.

Esta Política informa o tratamento de dados; as regras de utilização estão nos Termos de Uso gerais e, para conexões opcionais, no Anexo de integração com assistentes de IA.

2. Responsabilidades do Doctor Condo e do cliente

O condomínio, a empresa ou outra entidade que contrata o Doctor Condo é denominado “cliente”. Sua administração define as regras de gestão e de acesso ao local, os cadastros necessários e as permissões dos usuários. Nessas operações, o cliente atua como controlador dos dados e o Doctor Condo executa o tratamento como operador, conforme as instruções legítimas do cliente e as obrigações aplicáveis.

O Doctor Condo também toma decisões sobre tratamentos necessários às suas próprias atividades, como administrar a relação contratual, atender solicitações dirigidas à empresa, proteger a plataforma e cumprir obrigações legais. Nesses tratamentos, atua como controlador. A responsabilidade depende da finalidade e da atividade efetivamente realizada, e não apenas do nome atribuído a cada participante.

Fornecedores de equipamentos, administradoras e serviços externos, inclusive assistentes de IA, podem realizar tratamentos próprios. As condições desses serviços também devem ser consultadas. A participação de terceiros não afasta as obrigações que cabem ao Doctor Condo.

3. Dados tratados e de onde vêm

Os dados dependem das funcionalidades contratadas, das configurações do cliente e do perfil de acesso. Podem ser fornecidos por você, pela administração, pela portaria, por pessoa autorizada a realizar um cadastro ou convite, por equipamentos e sistemas integrados, ou resultar da utilização da plataforma.

Na consulta de boletos pelo assistente, a ferramenta retorna resumo e link. Sua resposta não inclui o conteúdo integral do boleto, o PDF, a linha digitável ou dados bancários do documento. A abertura do link e o pagamento são etapas separadas. O Doctor Condo não solicita senha bancária ou dados de cartão para essa consulta.

Campos de texto e anexos podem conter dados inseridos por usuários ou pela administração. Inclua somente informações necessárias à atividade e que possam ser compartilhadas com os destinatários daquele recurso. A existência de um campo livre não significa autorização para inserir dados de terceiros sem fundamento adequado.

4. Finalidades e fundamentos do tratamento

Os dados são utilizados para operar os recursos descritos nesta Política, validar vínculos e permissões, executar solicitações, entregar comunicações, prestar suporte e manter a segurança do serviço. Também podem ser necessários ao cumprimento de obrigações legais e ao exercício de direitos em procedimentos administrativos ou judiciais.

O fundamento de cada tratamento depende da operação. Podem ser aplicáveis a execução de contrato ou de solicitação do titular, obrigações legais, exercício de direitos, interesses legítimos avaliados para atividades como segurança e melhoria do serviço, ou consentimento específico. O interesse legítimo não é utilizado como fundamento para dados sensíveis. Nas operações executadas por instrução do cliente, cabe ao controlador definir e documentar o fundamento adequado.

Usar o aplicativo ou tomar ciência desta Política não representa consentimento genérico para qualquer tratamento. Quando o tratamento depender de consentimento, serão informados sua finalidade e os meios para recusá-lo ou revogá-lo. A autorização técnica de uma conta conectada também não dispensa o fundamento legal necessário ao tratamento de dados de outras pessoas.

5. Biometria, imagens e controle de acesso

Quando o cliente utiliza reconhecimento facial, fotos são tratadas e encaminhadas aos equipamentos integrados para permitir a identificação. O reconhecimento e os modelos de identificação facial são processados pelos equipamentos conforme a solução utilizada. Quando há reconhecimento por impressão digital, a informação biométrica coletada pelo equipamento pode ser armazenada no Doctor Condo para envio aos equipamentos autorizados.

Dados biométricos vinculados a uma pessoa são dados pessoais sensíveis. O fato de parte do processamento ocorrer no equipamento não elimina o tratamento realizado para viabilizar a identificação. O recurso deve observar uma hipótese legal específica para dados sensíveis, como consentimento específico quando aplicável ou prevenção à fraude e segurança em processos de identificação e autenticação, nos limites legais e sem afastar os direitos do titular.

A administração deve informar quais modalidades são utilizadas no local e orientar sobre cadastro, conferência e alternativas disponíveis. Dúvidas sobre exigências de acesso podem ser encaminhadas à administração e ao canal de privacidade do Doctor Condo.

6. Com quem os dados são compartilhados

O acesso e o compartilhamento ocorrem conforme a finalidade, o perfil e as permissões de cada operação:

• Administração, portaria e usuários autorizados: para cadastros, gestão, conferência de acesso, comunicações e demais recursos. Informações vinculadas a uma unidade podem ser visíveis a outros usuários autorizados dessa unidade, conforme a funcionalidade.
• Prestadores necessários ao serviço: fornecedores de infraestrutura, armazenamento, comunicação, notificações, suporte e equipamentos integrados, na medida necessária às atividades que executam.
• Sistemas da administração e responsáveis por cobranças: para as integrações e consultas habilitadas pelo cliente.
• Serviços conectados pelo usuário: inclusive assistentes de IA, dentro das permissões autorizadas e das condições da seção 7.
• Autoridades e outros destinatários legalmente autorizados: quando necessário ao cumprimento de obrigação, ordem válida ou exercício de direitos, observados os requisitos de sigilo e de acesso aplicáveis.

O Doctor Condo não vende dados pessoais nem os disponibiliza a terceiros para publicidade alheia às finalidades informadas nesta Política.

7. Integrações opcionais com assistentes de IA

Você pode conectar sua conta a qualquer assistente compatível disponibilizado para a integração, como ChatGPT ou Claude. A conexão é opcional: depende de autenticação no Doctor Condo e de autorização das permissões apresentadas. Esses nomes são exemplos, e não uma lista exclusiva de fornecedores.

O que o assistente pode consultar e fazer

O assistente atua em seu nome e dentro do acesso permitido à sua conta. Conforme as permissões, pode consultar informações da unidade, os membros da administração do condomínio (o conselho, como na tela do aplicativo), encomendas, comunicados, documentos, chamados, espaços, reservas, mudanças, veículos, visitantes e resumos de boletos. Com autorização de escrita, pode realizar as ações disponíveis, como abrir chamados, avisar entregas, solicitar ou cancelar reservas e mudanças, cadastrar ou remover veículos e criar ou cancelar autorizações e convites de visitantes.

Para gestão, são necessárias a habilitação pelo representante autorizado do condomínio e a autorização da conta do gestor. Nesse caso, os dados podem incluir nome e unidade associados a chamados, reservas, pedidos de cadastro e encomendas (o destinatário), conteúdos desses registros, informações de mudanças, veículos, unidades e pendências, o número de moradores de cada unidade, sem os nomes, as leituras e o consumo dos medidores que o gestor lança e as infrações, multas, ocorrências e relatórios de turno das unidades (tipo, data, unidade, o que aconteceu e o relato, sem as observações internas da administração), as demandas da administração (título, descrição, situação, prioridade, categoria, prazo, custo, progresso, o nome de quem cadastrou e do responsável, os chamados ligados e as atualizações, com o nome de quem as lançou) o nome, o cargo, o papel e a unidade das pessoas da administração, da portaria e do conselho, entre as quais o gestor escolhe o responsável de chamados e demandas, e a situação dos servidores e das controladoras de acesso (fora do ar ou com alerta). Antes da habilitação, o gestor vê pelo assistente só as contagens das pendências e dos alertas do condomínio, sem dado de nenhuma pessoa. As ações de gestão disponíveis são descritas no termo específico e no Anexo de IA. A habilitação pelo condomínio não permite a um gestor ultrapassar suas permissões. A equipe de atendimento do Doctor Condo pode usar a integração na gestão para prestar suporte ao condomínio sem depender dessa habilitação: nesse caso, o assistente atua como fornecedor de suporte do Doctor Condo (seção 6), por contas do Doctor Condo, com os mesmos limites de dados, e cada uso fica registrado.

Limites dos dados e confirmações

As ferramentas não oferecem acesso aos campos estruturados de CPF, RG, data de nascimento, fotos, biometria, contatos pessoais de terceiros ou históricos de acesso físico. Essa limitação não garante que um texto livre, documento ou anexo consultável esteja livre de dados pessoais inseridos por seus autores. O conteúdo acessível deve ser considerado antes de solicitar sua consulta ao assistente.

Não informe documentos de identificação, senhas, códigos de autenticação, dados de cartão, informações de saúde ou biometria na conversa com a integração. As ferramentas de visitantes não recebem campos de documento: quando ele é obrigatório, o preenchimento e a confirmação ocorrem no aplicativo pelo link fornecido; nos convites, o próprio visitante completa a identificação no cadastro externo ao assistente.

O assistente não abre diretamente portas ou portões nem atende o interfone. Cadastros que concedem acesso físico automático e cadastros com documento obrigatório dependem da confirmação prevista no aplicativo. A aprovação de pedidos de cadastro pela gestão continua no aplicativo. Para as demais ações, pedir confirmação antes de executar depende do assistente e das configurações escolhidas; confira os dados e os resultados.

Tratamento pelo fornecedor e revogação

Os pedidos enviados ao Doctor Condo e as respostas da integração passam pelo serviço conectado. O fornecedor do assistente trata as informações que recebe conforme suas condições e as configurações da conta utilizada, inclusive quanto à conservação das conversas e ao eventual uso para treinamento de modelos. Esta Política não concede a esses fornecedores uma autorização genérica de treinamento nem garante as práticas de qualquer plano de terceiros.

Você pode revogar a autorização no Doctor Condo, em Apps conectados, e utilizar também os controles do assistente. A revogação impede novos acessos por aquela autorização; não desfaz ações concluídas nem elimina automaticamente dados já recebidos pelo fornecedor. A administração pode desabilitar o uso de IA na gestão do condomínio pelos seus gestores; isso não alcança o atendimento do Doctor Condo descrito acima. Pedidos relativos aos dados mantidos pelo assistente devem ser dirigidos também ao seu fornecedor.

A conexão, suas permissões e os eventos de revogação são registrados para comprovar as autorizações. As operações da integração deixam registros técnicos e, conforme o recurso, histórico com a identificação do usuário e do assistente utilizado. A conservação desses registros segue a seção 10.

8. Permissões do dispositivo e autenticação externa

A câmera e o acesso a imagens ou arquivos podem ser utilizados para cadastrar fotos e enviar anexos; o microfone é utilizado nos recursos de comunicação, como o interfone virtual; e notificações permitem receber avisos. O acesso depende dos recursos utilizados e das permissões do dispositivo ou navegador. Você pode gerenciar essas permissões nas configurações, considerando o efeito sobre cada funcionalidade.

As interfaces utilizam recursos de sessão e autenticação para reconhecer o usuário e manter o acesso autorizado. Quando disponível e escolhido o login com Facebook, o Doctor Condo recebe o e-mail necessário ao acesso. O fornecedor de autenticação também possui suas próprias condições de tratamento.

9. Processamento fora do Brasil

O Doctor Condo utiliza a Amazon Web Services (AWS) como fornecedora de infraestrutura, nas regiões Norte da Virgínia, Estados Unidos (us-east-1), e São Paulo, Brasil (sa-east-1). Os dados podem ser armazenados e processados nesses países para hospedagem, funcionamento da plataforma, armazenamento de arquivos e recuperação de falhas, conforme a distribuição dos serviços e das cópias de segurança entre as regiões. A conservação segue os prazos e critérios da seção 10.

O uso de serviços externos pode envolver processamento fora do Brasil. Na integração com IA, isso pode ocorrer quando um fornecedor estrangeiro recebe os dados necessários à consulta ou à ação solicitada. Os destinatários e locais de processamento dependem do serviço conectado, do plano contratado e de suas configurações.

A autorização para conectar um assistente não dispensa as exigências legais de transferência internacional. O Doctor Condo e o controlador responsável devem observar o mecanismo aplicável à operação, como decisão de adequação, cláusulas contratuais pertinentes ou outra hipótese legal admitida. Esta Política não afirma que um mesmo mecanismo ou contrato cubra indistintamente todos os assistentes compatíveis.

Você pode solicitar ao canal de privacidade informações sobre os destinatários, países de processamento, finalidades, responsabilidades e garantias aplicáveis às operações em que participa, inclusive as informações e cópias previstas na regulamentação. As informações de transparência exigidas para cada transferência devem acompanhar a disponibilização do serviço correspondente.

10. Conservação e eliminação

A conservação considera a finalidade do registro, o vínculo com o cliente, os prazos contratados, o exercício de direitos e as obrigações legais. Os prazos operacionais previstos nas condições de serviço são:

A conservação em backup não mantém os dados disponíveis para consultas ou operações cotidianas. Seu uso fica limitado à recuperação de falhas, com acesso restrito às pessoas autorizadas para essa finalidade. Em caso de restauração, as exclusões já determinadas devem ser reaplicadas antes que os dados voltem a ficar disponíveis para uso. O prazo de uma cópia histórica não recomeça com o encerramento do contrato ou com um pedido de exclusão.

A descrição do ciclo de backups não altera, por si só, compromissos de eliminação assumidos em contratos existentes. Prazos específicos mais restritivos e determinações legais aplicáveis devem ser observados.

Os prazos de cinco anos não representam conservação automática por cinco anos após o término do contrato. Condições específicas validamente acordadas devem ser informadas aos titulares afetados e respeitar a legislação; esta Política não amplia unilateralmente os prazos contratados.

Quando houver fundamento para conservar registros após o encerramento, a guarda deve se limitar aos dados e à finalidade que justificam a exceção, pelo período correspondente. Encerrada essa necessidade, os dados devem ser eliminados ou anonimizados conforme o caso. A exclusão de um vínculo não necessariamente elimina outros vínculos legítimos da mesma pessoa ou registros que ainda precisem ser preservados.

A exportação contratual deve ser solicitada à administração e ao suporte antes da eliminação, nos limites dos dados e formatos disponíveis. Isso não restringe os direitos individuais descritos na seção 12. Os dados já recebidos por um assistente seguem também os procedimentos de conservação e exclusão de seu fornecedor.

11. Crianças e adolescentes

A plataforma pode tratar dados de crianças e adolescentes vinculados às unidades ou cadastrados para atividades e acesso ao local. O tratamento deve respeitar seu melhor interesse, limitar-se ao necessário para a finalidade e observar o fundamento legal adequado. Quando depender de consentimento do responsável, ele deverá ser obtido de forma específica e verificável.

Responsáveis e administração devem cuidar da pertinência dos dados inseridos e das permissões concedidas. A existência de um cadastro no Doctor Condo não autoriza o menor a utilizar um assistente externo em desacordo com os requisitos desse serviço. Direitos podem ser exercidos pelo titular ou por seu representante, conforme a legislação.

12. Seus direitos e como exercê-los

Você pode solicitar confirmação e acesso aos seus dados, correção, informações sobre compartilhamentos, portabilidade nos termos aplicáveis e revisão de decisões tomadas exclusivamente por tratamento automatizado que afetem seus interesses. Também pode pedir anonimização, bloqueio ou eliminação quando cabíveis, revogar consentimento e obter informação sobre as consequências da recusa. É possível contestar tratamento irregular e recorrer à ANPD e aos demais órgãos competentes.

Encaminhe a solicitação a contato@doctorcondo.com.br ou suporte@doctorcondo.com.br, indicando o pedido e os dados necessários para localizar sua conta ou vínculo. Não envie senhas. Podemos solicitar comprovação proporcional da identidade ou da representação para impedir divulgação indevida.

O atendimento é gratuito e observará os prazos legais. Quando a decisão couber ao condomínio ou a outro controlador, o Doctor Condo orientará o encaminhamento e prestará a colaboração pertinente. Se uma solicitação não puder ser atendida de imediato ou integralmente, será explicado o motivo. A preservação de um registro por obrigação legal não autoriza continuar utilizando-o para uma finalidade encerrada.

13. Segurança e incidentes

O Doctor Condo utiliza controles de autenticação, permissões de acesso, registros de operações e procedimentos de proteção e recuperação compatíveis com os serviços prestados. O acesso de usuários e prestadores deve se limitar às atividades autorizadas. Nenhum sistema elimina todos os riscos; falhas e incidentes devem ser tratados conforme sua natureza e as obrigações dos responsáveis.

Se identificar exposição indevida, acesso suspeito ou perda de controle da conta, comunique suporte@doctorcondo.com.br. Quando um incidente exigir comunicação aos titulares ou à autoridade competente, ela será realizada pelo responsável, com a colaboração dos demais envolvidos, nos termos legais.

14. Atualizações desta Política

Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais apropriados, com indicação da versão e da data de aplicação. Mudanças que dependam de novo consentimento ou de ampliação de permissões serão submetidas ao procedimento correspondente; a publicação de uma nova política não transforma autorizações anteriores em consentimento irrestrito.

A versão disponibilizada ao usuário deve permanecer acessível para consulta. Em caso de dúvida sobre a versão aplicável, o tratamento de um dado ou os meios de exercício de direitos, utilize os canais da seção 1.